Хто такий весільний координатор, його функції та завдання.

Незалежно від того, чи Ви будете самостійно готуватись до весілля, чи Вам все ж таки вдасться знайти весільну агенцію, що відповідає вашим вимогам, та без цієї людини Вам не обійтись.

Не так давно на весільному ринку України з’явилась нова професія, без якої важко уявити сучасне весілля.

Я говорю про весільного координатора.

Хто такий весільний координатор, які його функції та завдання, і як знайти «свого» весільного координатора.

Є два типи координаторів:

1.   Координатор, який працює при весільній агенції.

Виберіть у своєму місті весільну агенцію з хорошою репутацією та скористайтеся  послугою «Координація весілля».  Серед запропонованих вам кандидатур оберіть свого весільного розпорядника.

2.   Весільний координатор «сам по собі». Це окремо працюючий координатор.

У нього може бути свій сайт, окрема сторінка на весільному порталі або в соціальних мережах.

Робота такого координатора коштує дешевше, так як у нього немає витрат на офіс, найманий персонал і т.д.

Але якщо у вас є необхідність залучити кількох координаторів, навряд чи він зможе знайти собі професійних помічників.

Критерії вибору весільного координатора:

1.   Виберіть декілька кандидатур, про які ви, можливо, чули або побачили рекламу в Інтернеті.

2.   Зайдіть на їхній сайт, сторінку в соціальних мережах та перегляньте:

  -   Портфоліо – кількість і якість проведених весіль розповість про професіоналізм координатора ;

  -   Обов'язково прочитайте відгуки клієнтів . Зверніть увагу на фотографії тих, хто пише слова подяки – це повинні бути реальні люди : молодята, їхні батьки, гості, колеги і т.д.

3.   Візьміть до уваги експертність координатора. Тексти статей та блог розкажуть про те, наскільки координатор володіє  справою, якою займається.

 

Функції та завдання весільного координатора: 

За день до весілля координатор повинен:

1. Зробити контрольний дзвінок кожному окремо працюючому спеціалісту або представнику компанії та узгодити час їх прибуття і повної готовності в день весілля, згідно попередньо складеного таймінг-плану.
2. Зібрати весільні атрибути з відміткою про місце та час доставки, згідно списку.
3. Уточнити питання, що стосуються роботи ресторану, відповідно весільного графіка.

 

В день весілля:

1. Проконтролювати своєчасний приїзд кожного спеціаліста на місце призначення.
2. Якщо окремий координатор закріплений за нареченою, він повинен зранку приїхати до неї додому і супроводжувати наречених на фотосесії, весільній прогулянці, вінчанні, допомагаючи і відповідаючи за їх комфорт.
3. Проконтролювати правильність розстановки столів у ресторані, враховуючи схему розсадки гостей.
4. Розставити гостьові картки та розкласти біля тарілочок сувеніри від наречених кожному гостю.
5. Прослідкувати за оформленням бенкетної зали та території для виїзної церемонії.
6. Підготувати необхідні атрибути і реквізити для церемонії та для проведення весілля.
7. Потурбуватись про своєчасне технічне підключення апаратури до приїзду музикантів.
8. Допомогти церемоніймейстеру при розсадці гостей перед початком церемонії.
9. Контроль готовності фото- та відеооператорів до початку церемонії.
10. Контроль своєчасної видачі страв, згідно таймінг-плану.
11. Зустріч артистів та розрахунок із ними по завершенню їх виступу.
12. Допомога гостям, нареченим чи їх батькам у побутових питаннях (наприклад, виклик таксі і т.д).
13. Розрахунок з кожним спеціалістом згідно кошторису по завершенні роботи.
14. Вирішення питань у випадку форс-мажору.
15. Контроль демонтажу декорацій.

 

* Зустріч та розсадка гостей не входить у обов’язки координатора. У цьому випадку краще скористатись послугою хостес, попередньо забезпечивши їх списками розсадки гостей.

Якщо організацією весілля займається агенція «Family», передача усіх документів, кошторисів та тайминг-планів для координаторов відбувається під час підготовки до весілля.

Але якщо Ви організовуєте весілля самостійно, вам необхідно зустрітись з координатором за кілька днів до весілля, щоб надати йому:

1. Повний список контактів людей, залучених до організації весілля, вказавши у ньому номери телефонів свідків, ваших батьків та інших відповідальних осіб.
2. Таймінг-план весілля
3. Список атрибутів
4. Меню, графік та почерговість видачі гарячих страв (згідно таймінг-плану весілля)
5. Ваші побажання та вказівки по організаційних моментах весілля у письмовому вигляді.

 

У день весілля варто насолоджуватися кожною хвилиною , а не стежити за тим, що відбувається.

З повагою, весільний організатор Ірина Корольчук